Pourquoi organiser des réunions ?

 

 

Manager & Cadre : Quels sont les avantages à organiser des réunions


Les réunions peuvent être un gaspillage de temps ennuyeux. C'est parce que trop de managers convoque des réunions sans préavis pour peu de raisons. Pour qu’une réunion soit efficace, un manager doit planifier, préparer les membres de l'équipe et garder la maitrise de la discussion. Lors de la planification d'une réunion, un manager doit définir les objectifs et les résultats escomptés. Assurez-vous qu'une réunion de groupe est nécessaire, que les réunions peuvent être une perte de temps si quelques appels téléphoniques, de courriels ou des réunions en tête-à-celles suffira ou même mieux travailler.


Une fois que les thèmes à couvrir sont clairement définis, un manager peut considérer le meilleur format pour la discussion. À ce stade, essayer d'estimer la durée de la réunion, car les gens veulent savoir combien de temps doit être alloué à la réunion. Produire un programme soigneusement scénarisées et donner à chaque élément une heure de début et de fin.
Le travail du manager de créer une liste de ceux qui sont attendus pour assister à la réunion. Cela devrait définir le rôle que chaque participant jouera lors de la réunion. Faire circuler des copies de l'ordre du jour à l'avance afin que les participants aient le temps de planifier et de préparer la réunion et de recueillir tous les documents pertinents dont ils ont besoin. Lorsque vous choisissez une salle de réunion, s'assurer qu'elle est assez grande, confortable et servira à cette fin. Fournir des rafraîchissements, créer une atmosphère chaleureuse propice à l'interaction et garder des rencontres intéressantes en essayant de faire quelque chose d'un peu différent et nouveau. Faites preuve de créativité et de l'utilisation de divers outils et activités, tels que les haut-parleurs, des livres ou des DVD. Plutôt que de prendre quelques minutes de la réunion lui-même, un manager doit nommer quelqu'un pour faire le travail. Il est important de noter qui ont assisté, les problèmes abordés, les décisions clés atteint, les prochaines mesures à prendre, qui a besoin pour accomplir une tâche, ce qu'il a à accomplir et à quel moment.


Le début de la réunion est le moment d'établir les règles de base. Expliquer le but et désiré, ce qui est attendu de chaque participant, comment les participants seront entendus, comment les conflits seront résolus, les sujets qui, le cas échéant, sont confidentiels et, quand la réunion se termine. C'est le travail de la gestion de montrer que les idées, opinions et questions des membres de l'équipe sont les bienvenus et appréciés. Lors de la réunion, un manager devrait clarifier et paraphraser les idées clés et poser des points de vue différents. Utiliser des techniques de remue-méninges des notes et des idées sur un tableau, mais restez succinct. Les présentations, les couleurs et les graphiques peuvent aider à atteindre cet objectif. L'une des tâches principales d'un manager est de maintenir la réunion a porté sur des sujets du jour. Ne pas se laisser distraire. Dans le même temps, un manager ne doit pas étouffer la créativité. Demandez à des questions ouvertes pour encourager les membres de l'équipe à participer et à attribuer des emplois tout au long de la réunion
Le manager doit guider l'orientation de la réunion, alors reconnaître et renforcer des contributions constructives, résumer les points essentiels et d'aider le groupe à atteindre un consensus et parvenir à des conclusions. À la fin de la réunion, résumer les réalisations, l'examen des tâches confiées et que tout le monde est au courant de leurs fonctions. Par la suite, la direction doit évaluer la réunion, regardez ce qui a fonctionné et ce qui doit être améliorée, et suivre les progrès réalisés sur chaque poste attribué lors de la réunion. Les réunions peuvent être utilisées afin de discuter et de résoudre toute une série de questions. C'est le travail d'un manager à être suffisamment créatif pour maintenir des rencontres intéressantes, concentrés et productives tout au long de leur carrière.